Bước 1. Tiếp nhận hồ
sơ
- Người đề nghị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nộp hồ sơ tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản
sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ
quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì
hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
+
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ
lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính Phủ,
Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện
thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ
sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp
nhận.
- Công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ
theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và
phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu
số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg;
- Công chức lập Giấy tiếp nhận hồ sơ
và hẹn trả kết quả
Bước 2. Giải quyết hồ sơ:
- Ngay sau khi nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù
hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội
dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện ký cấp bản sao
trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
* Lưu ý:
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được
cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ
sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp
và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp
với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ
đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó.
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi
đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình,
đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không
được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận
có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất
trình để lưu hồ sơ.
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ
đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người
đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
Bước 3. Trả kết quả
giải quyết hồ sơ: Thực
hiện theo Khoản 4 Điều 6 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 09/2015/QĐ-TTg.
* Thời gian nhận hồ sơ, trả kết quả và nộp lệ phí (nếu có): sáng từ
7h-11h, chiều từ 13h-17h từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ
ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật).