Bước 1: Người
yêu cầu chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng
thực nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã
nơi đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Bước 2: Người
thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ
đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện,
minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt
người tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các
tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng
thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu
chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu
nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước
mặt.
Trường
hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó
không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02
(hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và
không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Người
thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch
theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực
và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở
lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng
thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang
cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ
trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách
nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng
cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người
phiên dịch.
Bước 3: Người
yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
* Thời gian nhận hồ
sơ và trả kết quả: Buổi sáng từ 07giờ 00 đến 11 giờ 00, buổi chiều từ 13giờ 00
đến 17giờ 00 các ngày làm việc trừ ngày nghỉ, lễ, tết theo quy định.