Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
Người yêu cầu chứng thực việc sửa
đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực nộp hồ sơ tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã chứng thực hợp đồng,
giao dịch.
Bước 2: Giải quyết hồ sơ
Người thực hiện chứng thực kiểm
tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng
thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm
chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
Các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người
có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng
ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng;
người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ
ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác
với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực
không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được,
không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm
chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa
vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực ghi lời
chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ
họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối
với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được
đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng
thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch.
Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp
lai.
Trường hợp
phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội
dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực
và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
Bước 3: Trả kết quả
giải quyết hồ sơ
Thực
hiện theo Khoản 4 Điều 6 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
* Thời gian nhận
hồ sơ và trả kết quả: Buổi sáng từ 07giờ 00 đến 11 giờ 00, buổi chiều từ 13giờ
00 đến 17giờ 00 các ngày làm việc trừ ngày nghỉ, lễ, tết theo quy định.