Bước 1: Người
yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu
điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đang
quản lý sổ gốc.
Người
yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ
sơ kiểm tra.
Trường
hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo
bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Người
yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá
nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc cha, mẹ, vợ, chồng; anh, chị, em ruột;
người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết
thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao
cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ
gốc.
Trường
hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội
dung yêu cầu cấp bản sao thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trả lời bằng
văn bản cho người yêu cầu.
Bước 3: Người
yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và
trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc qua bưu điện (nếu nộp qua bưu điện).
* Thời gian nhận hồ
sơ và trả kết quả: Buổi sáng từ 07 giờ 00 đến 11 giờ 00, buổi chiều từ 13 giờ
00 đến 17 giờ 00 các ngày làm việc trừ ngày nghỉ, lễ, tết theo quy định.