Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ
- Người đề nghị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nộp hồ sơ tại Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện.
- Công chức tiếp nhận
hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ
sơ:
+ Trường hợp hồ sơ
không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có
thẩm quyền giải quyết;
+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cụ
thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg
của Thủ tướng Chính Phủ,
Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện
thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ
sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp
nhận.
- Công chức tiếp nhận
hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo
Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử (nếu có); lập Giấy tiếp nhận
hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết
định số 09/2015/QĐ-TTg;
Bước 2. Giải quyết hồ sơ:
- Trong thời hạn 05
ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Tư pháp kiểm tra, xác minh hồ
sơ.
Phòng Tư pháp có văn
bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người có yêu cầu cư trú trước khi xuất
cảnh kiểm tra, xác minh về việc đăng ký khai sinh của người yêu cầu và việc lưu
giữ sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn
bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi nhận
được yêu cầu xác minh tiến hành kiểm
tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc người yêu cầu đã được đăng ký khai sinh hay
chưa được đăng ký khai sinh; việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ
tịch.
Trong thời hạn 03 ngày
làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính
xác, đúng quy định pháp luật, Phòng Tư pháp báo
cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch
Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì ký Giấy khai sinh cấp cho người yêu cầu; công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký
khai sinh ký tên vào Sổ.
* Lưu ý:
+ Trường hợp người
yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực
từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính;
nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận
hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về
việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp
bản sao có chứng thực giấy tờ đó.
+ Trường hợp pháp
luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách
nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả
lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản
sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi
lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
+
Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận
để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh
sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản
dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
+ Người tiếp nhận có
trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp
luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp
luật hộ tịch không quy định phải nộp.
Bước 3. Trả kết quả giải quyết hồ sơ: Thực hiện theo Khoản 4 Điều 6 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định
09/2015/QĐ-TTg.
* Thời gian nhận hồ sơ, trả kết quả và nộp lệ phí (nếu có): sáng từ
7h-11h, chiều từ 13h-17h từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày nghỉ lễ, tết theo quy định
của pháp luật).