Bước
1: Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nộp hồ
sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã có
thẩm quyền.
Trường hợp công dân Việt
Nam có nơi đăng ký thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký thường
trú của người đó thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Trường hợp công dân Việt Nam không có đăng ký thường trú, nhưng có đăng
ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã,
nơi đăng ký tạm trú của người đó, thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn
nhân.
Bước
2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ
trong hồ sơ.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì viết
phiếu tiếp nhận hồ sơ, ghi rõ ngày trả kết quả.
- Trường hợp hồ
sơ chưa đầy đủ, không hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu bổ
sung, hoàn thiện. Văn bản hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng loại giấy tờ cần bổ
sung, hoàn thiện; cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho người nộp
hồ sơ.
Trường hợp người có yêu cầu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền theo
quy định, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người đó đến cơ quan có thẩm quyền để
nộp hồ sơ.
Bước
3: Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí,
Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra về nhân thân, tình trạng hôn nhân của người có
yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; có văn bản báo cáo kết quả kiểm
tra và nêu rõ các vấn đề vướng mắc cần xin ý kiến, gửi Sở Tư pháp, kèm theo bản
chụp bộ hồ sơ.
Bước 4: Trong thời hạn 10 ngày làm
việc, kể từ ngày nhận được văn bản kèm theo hồ sơ của Ủy ban nhân dân cấp xã
thì Sở Tư pháp tiến hành các biện pháp sau đây:
- Thẩm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ cấp Giấy
xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp cần làm rõ về nhân thân, tình trạng
hôn nhân, điều kiện kết hôn, mục đích kết hôn của người có yêu cầu cấp Giấy xác
nhận tình trạng hôn nhân, Sở Tư pháp tiến hành xác minh;
Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp đề nghị Phòng Tư pháp cấp huyện hỗ trợ
xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hỗ trợ,
Phòng Tư pháp tiến hành xác minh và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp.
- Yêu cầu công dân Việt Nam
có mặt tại trụ sở Sở Tư pháp để tiến hành phỏng vấn, làm rõ sự tự nguyện, mục
đích kết hôn, sự hiểu biết của công dân Việt Nam về hoàn cảnh gia đình, hoàn cảnh
cá nhân của người nước ngoài, về ngôn ngữ, phong tục, tập quán, văn hóa, pháp
luật về hôn nhân và gia đình của quốc gia, vùng lãnh thổ mà người nước ngoài cư
trú;
- Yêu
cầu bên người nước ngoài đến Việt Nam để phỏng vấn làm rõ, nếu kết quả thẩm
tra, xác minh, phỏng vấn cho thấy công dân Việt Nam không hiểu biết về hoàn cảnh
gia đình, hoàn cảnh cá nhân của người nước ngoài; không hiểu biết về ngôn ngữ,
phong tục, tập quán, văn hóa, pháp luật về hôn nhân và gia đình của quốc gia,
vùng lãnh thổ mà người nước ngoài cư trú hoặc công dân Việt Nam cho biết sẽ
không có mặt để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước
ngoài.
Trường hợp người yêu cầu có lý do đặc biệt như: ốm nặng,
tai nạn, gặp sự kiện bất khả kháng mà không thể có mặt để phỏng vấn vào ngày đã
được thông báo, thì phải có văn bản đề nghị chuyển việc phỏng vấn sang ngày
khác nhưng không quá 30 ngày kể từ ngày đã được thông báo. Văn bản đề nghị phải
nêu rõ lý do không thể có mặt và phải được gửi đến Sở Tư pháp hoặc Ủy ban nhân
dân cấp xã. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông tin cho Sở Tư pháp ngay
trong ngày làm việc nếu nhận được văn bản đề nghị hoãn việc phỏng vấn.
Trường hợp cần phiên dịch
để thực hiện phỏng vấn thì Sở Tư pháp chỉ định người phiên dịch.
Kết quả phỏng vấn phải được
lập thành văn bản. Cán bộ phỏng vấn phải nêu rõ ý kiến đề xuất của mình và ký
tên vào văn bản phỏng vấn; người phiên dịch (nếu có) phải cam kết dịch chính
xác nội dung phỏng vấn và ký tên vào văn bản phỏng vấn.
Trên cơ sở kết quả thẩm
tra, xác minh, phỏng vấn, Sở Tư pháp có văn bản trả lời Ủy ban nhân dân cấp xã
để cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.
Trong trường hợp từ chối giải quyết, Sở Tư pháp giải thích rõ lý do trong
văn bản gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để thông báo cho người yêu cầu.
Bước 5: Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của Sở
Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp
cho người yêu cầu hoặc có văn bản thông
báo về việc từ chối cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trong đó nêu rõ lý
do.
* Thời gian nhận hồ sơ và trả kết
quả: Buổi sáng từ 07giờ 00 đến 11giờ
00, buổi chiều từ 13giờ 00 đến 17giờ 00 các ngày làm việc trong tuần (trừ ngày
nghỉ, lễ, tết theo quy định).