1. Tiếp
nhận hồ sơ:
a) Bộ phận TN&TKQ hồ sơ từ các Sở, ban, ngành.
b) Bộ phận TN&TKQ
kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ chưa
hợp lệ thì hướng dẫn cụ thể theo mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết
định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây viết gọn
là Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg).
+ Trường hợp hồ sơ hợp
lệ thì công chức tiếp nhận hồ sơ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ theo mẫu số 02 tại
Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg và phần mềm điện tử; lập
Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm
theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg;
2. Chuyển hồ sơ:
a) Sau khi tiếp nhận hồ
sơ, công chức lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu số 04 tại
Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg;
b) Trình Lãnh đạo Văn
phòng phân công chuyển giải quyết hồ sơ;
c) Chuyển hồ sơ và Phiếu kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ cho phòng chuyên môn. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ
sơ được chuyển theo hồ sơ và lưu theo hồ sơ hoàn thành, trường hợp chưa kết
thúc hồ sơ phải chuyển trả bổ sung thì lưu phiếu tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả.
3. Giải quyết hồ sơ:
a) Chuyên viên thụ lý hồ sơ sau khi trình đề xuất Lãnh đạo Văn
phòng, Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét giải quyết.
b) Trên cơ sở giải quyết hồ sơ, sau khi trình
Lãnh đạo ký Quyết định, chuyên viên chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận
TN&TKQ.
c) Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải
quyết: Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng
văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung. Thời gian mà cơ quan chuyên môn,
tổ chức đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ. Bộ phận
TN&TKQ liên hệ với Sở, ban, ngành để chuyển văn bản xin lỗi của Bộ phận
TN&TKQ (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ) và yêu cầu bổ sung
theo thông báo của Văn phòng UBND tỉnh.
d) Trường hợp hồ sơ
không đủ điều kiện giải quyết: Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm thông báo văn
bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ. Thông báo được nhập vào mục kết quả
trong Sổ theo dõi hồ sơ. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết theo
quy định.
đ)
Trường hợp hồ sơ quá hạn giải quyết: Hồ sơ quá hạn thuộc trách nhiệm của chuyên
viên chuyên môn nào thì chuyên viên đó phải chịu trách nhiệm và đề xuất lãnh
đạo Văn phòng có văn bản xin lỗi đến tổ chức, ghi rõ lý do quá hạn và thời hạn
trả kết quả gửi Bộ phận TN&TKQ của Văn phòng UBND tỉnh. Công chức Bộ phận
TN&TKQ nhập sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử, thông báo thời hạn trả
kết quả và chuyển văn bản xin lỗi của Văn phòng làm quá hạn giải quyết hồ sơ
cho tổ chức.
4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ:
Công chức tại Bộ phận
TN&TKQ nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ phần mềm điện tử và thực hiện như sau:
a) Các hồ sơ đã giải
quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho các Sở, ban, ngành liên quan.
b) Đối với hồ sơ chưa
đủ điều kiện giải quyết: Liện hệ với tổ chức để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo
thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận
TN&TKQ (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ).
c) Đối với hồ sơ không
giải quyết: Liên hệ với tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo không giải
quyết hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ quá
hạn giải quyết: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin
lỗi của Văn phòng UBND tỉnh làm quá hạn giải quyết cho tổ chức;
đ) Đối với hồ sơ giải
quyết xong trước thời hạn trả kết quả Sở, ban, ngành liên hệ công chức Bộ phận TN&TKQ lấy kết quả.
e) Trường hợp các Sở,
ngành chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết
quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.